E-Posta ve Önemli Uyarılar

Egitim Dökümanları

e-posta gonderirken dikkat edilecek hususlar


Adresler ve İsimler :

  • Eğer kullandığınız mail programı izin veriyorsa, kendi isminizin e-posta mesajınızın başında çıkmasını temin edin.
  • Gerçek isim ve gerçek e-posta adresi kullanın.

Konu (Subject) kullanımı:

  • Öncelikle gönderilen maillerin Subject (Konu) kısmını boş bırakmayıp doldurmak cok faydalıdır. Özellikle listelere gönderilen maillerde buna dikkat etmek gerekir. ‘Subject:’ alanına yazacaklarınız, mailinizin içeriğine uygun anahtar kelimeler ve kısa bir tanım olabilir.
  • e-posta’nızın ne hakkında olduğunu belirten “konu” satırına mail ile alakasız şeyler yazmayın.
  • Size gelen postalara yanıt verirken, eğer gelen içerik dışında şeyler içeren bir cevap yazacaksanız (özellikle listelerden gelen e-postalarda bu çok önemli) cevap verdiğiniz mailin konu adında da gerekli eklemeler ya da düzeltmeler yapmayı unutmayın.

Mesajın Uzunluğu, İçeriği ve Formatı :

  • Mesajınızı, karşılıklı yazışmanın içeriğine uygun uzunlukta tutun. Gerekmedikçe, uzun e-postalar hazırlamayın. Konuşmadan farklı olarak, e-posta haberleşmelerinde yazı kullanıldığı için, özellikle listelere gönderilen iletilerde, içeriği çok kolay kaçırabilirsiniz. Bu da e-postanızın okunmasını zorlaştırır.
  • e-postanızın içeriğini, “Subject” (konu) alanına yazdıklarınız kapsamında tutun. Aynı e-postada başka bir konudan da bahsedecekseniz, bunu ikinci bir e-posta ile ayrıca verin.
  • e-postalarınızda, sadece büyük harf kullanmayın. Türkçe harfler yerine geçmek üzere, ç,ü,ö,ğ,ı gibi harfler yerine cümle ortalarında C,U,O,G,I vb kullanmayın. Bu tip yaklaşımlar sadece okumayı zorlaştırmaktadır. Böyle e-postaların sonuna kadar aynı dikkatte okunamadıklarından da emin olun.
  • e-postalarınızda mutlaka düzgün cümleler kurun. Sözcükleri tam yazın. Aksi halde, gönderdiğiniz e-posta kafa karıştırmaktan öteye gitmeyecek ve anlaşılmayacaktır. e-posta iletişiminin hızlı olması, yazarken çala-kalem ve dikkatsiz olmamızı gerektirmez.
  • Özellikle listelere, tartışma gruplarına o anki kızgınlığınızla oturup alel-acele yanıtlar göndermeyin (flame mails). Bu tip e-postalar, çoğunlukla, gönderildikten hemen sonra çok ters tepkilere yol açar ve genellikle gönderen de, “keşke göndermeseydim” der.
  • Mail programınız bazı formatlama seçenekleri sunabilir (yazıyı italik, koyu renk, renkli yapma, e-posta içinde animasyonlar, resimler, ses vb kullanma gibi). Ancak, gelecekte bu değişecekse de, günümüzde kullanılan e-posta programlarının büyük bir çoğunluğu sadece düz yazıyı anlayabilmektedir. e-posta gönderdiğiniz kişinin kullandığı mail programının bu tip formatları desteklediğinden emin olmadan bu tip özel formatlı mesajlar göndermeyin.
  • e-postalarınızda kredi kartınızın numarası gibi bazı özel bilgileri yazarken dikkatli olun. Unutmayın ki, e-posta hala çok güvenli değil. Birisi, e-postanızın içine bakabilir ve bazıları için geçerli kredi kartı numaraları, bankadaki para gibidir. Kötü sürprizlerle karşılaşabilirsiniz.

Yanıtlar :

  • Size gelen mesajlara yanıt yazarken, orijinal mesajdan gerektiği kadarını da cevabınıza ekleyin. e-posta gönderen kişi, yazdığı birçok mesaj arasında içeriği kolayca hatırlayamıyor olabilir. Özellikle yanıtlarınızı gelen mesajın ilgili yerlerinin hemen altına yazarsanız içeriği de tutturmuş olursunuz. Günümüzde kullanılan hemen hemen tüm e-posta programları, cevaplarda orijinal mesajın da e-postanın sonuna otomatik olarak getirilmesine olanak tanırlar.
  • e-postanıza, orijinal mesajdan MÜMKÜN OLDU?UNCA AZ VE GEREKTİ?İ KADAR ekleme yapın. Unutmayın ki, aynı mesaja yanıt veren tüm kişiler orijinal mesajı silmeden olduğu gibi kendi e-postalarına eklerlerse, 5-6 tekrar sonra durum oldukça can sıkıcı olmaya başlar. Hiç kimse, 100 satırlık bir orijinal mesajı e-postasına ekleyip sonuna da 2 kelimelik, “Aynı fikirdeyim” şeklinde bir mesajı görmek istemez. Bu konuda çok dikkatli olmak lazım.
  • Mesajınızı nereye gönderdiğinize dikkat edin. Aynı listeye üye bir arkasaşınızın mailini alınca ona “özel” yazdığınız bir mesajı çok kolayca “yanlışlıkla” doğrudan listeye gönderebilirsiniz. Listelere gönderilen “özel mesajlar” liste üyelerince (haklı olarak) pek hoş karşılanmaz.

İmza Kullanımı :

  • Her zaman , “imza” kullanmaya özen gösterin. İmza dosyalarınızda, Isminiz ve e-posta adresiniz dışında size ulaşmak için diğer alternatif yolları (web sayfası adresi, telefon fax gibi) da verebilirsiniz. Bazı durumlarda, e-postalar “gateway” ler arasından geçerken mailinizin başlığındaki size ait bilgiler eklenmeyebilir ve maili alan kişinin, maili gönderen kişi hakkındaki tek bilgisi mail sonunda kullandığınız imza bilgileri ile olabilir.
  • Imzalarınızı “mümkün olduğunca kısa” tutun. 4 ila 7 satır arası normal uzunluk kabul edilir. Çok uzun imzalar, özellikle liste ve haber gruplarına gönderilen mesajlarda, çok tepki çeker.
  • Imza alanlarında, kişisel bilgiler yanında bazı “fazladan” satırlar da kullanılabilir. Buralara, genellikle, atasözleri, özlü ibareler, şarkı nakaratı, bir şiirden alıntı, değişik konularda mesajlar vb yazılır. Öncelikle bunlar çok uzun olmamalı. 5,000 kelimelik bir metni kimse bir e-postanın arkasında imza olarak görmek istemez. Bunun yanında, mailinizi okuyanlar için “tahrik edici” olabilecek mesajlar, yaşadığınız yere has ve başka yerlerde hiçbir anlamı olmayan bazı ibareler vb gibi mesajları imzalarınızda kullanmamaya özen gösterin.
  • Mail programınız destekliyorsa, birden fazla imza dosyası oluşturup, değişken bir şekilde farklı ortamlar için farklı imzaların kullanılması bazı sorunlarınızı çözebilir.

Genel : Elektronik posta, diğer insanlarla haberleşme ve bilgi alma amacıyla kullanılır.Bu yüzden, insanlarla olan diğer ilişkilerde olduğu gibi, e-posta ile iletişimde de bazı noktaları akılda tutmakta fayda var.

  • Birisine, ya da bir gruba/listeye bir konu hakkında soru sorduğunuzda “lütfen” demeyi unutmayın. Sizin için birisi yanıt yazmış, sorununuzla ilgilenip çareler üretmeye çalışmışsa, bir mail ile ilgili kişiye “teşekkür ederim” demeniz herhalde sizi yaralamaz. Günlük yaşamlarında son derece nazik olan pek çok insan, elektronik haberleşme ortamlarında bambaşka oluveriyorlar. Oysa, ortamlar farklı da olsa, hem gerçek hayatta hem de elektronik haberleşme yaparken ilişkide bulunduklarımız “insan”.
  • Sorularınıza hemen cevap beklemeyin. Mailinizi gönderdikten 10 dak. sonra bir yanıt alamayıp “kimsenin sizi önemsemediğini” düşünmeyin. İnsanlara biraz zaman tanıyın.
  • Eğer mail ile bir soru soruyorsanız, çok açık ve sade bir biçimde sorununuzu tanıtın. Gerekli tüm bilgileri verin. Söz gelimi, “Netscape programım çalışmıyor, neden?” şeklinde bir sorunun anlamsızlığını bir düşünün.
  • Elektronik posta, insanlarla iletişim amacını taşır. Bir mail yazdığınızda göndermeden önce bir kere okuyun ve kendi kendinize “ben bu maili alsaydım ne yapardım, reaksiyonum ne olurdu?” diye sorun. Unutmayın ki, yazdığınız bir cümle öyle kalmak zorunda değil. Göndermeden önce değiştirebilir, anlamını daha iyi pekiştirebilirsiniz. Yazılı anlatımım sözlü anlatıma karşı bu üstünlüğünü kullanın.

Diğer :

  • Hayatınızda hiç görmediğiniz kişilere mail yazarken kullanılan hitaplarda anlatımda vb dikkatli olmak lazım. Bu da bir e-posta ahlakıdır.
  • e-postanızı her gün kontrol edin ve postalarınızı, limitinizi aşacak kadar sistemde tutmayın
  • Gereksiz mesajları okuyunca silin, çünkü e-posta kutusunda durması, sisteme gereksiz disk alanı harcatacaktır.
  • e-posta kutunuzda duran mesajları, minimum sayıda tutun.
  • İleride başvurmak için saklayacağınız mesajları, kendi disk bölgenize, ya da sistem dışına (kendi PC’nize vb) aktarın.
  • Hiç bir zaman e-postanızın, sadece siz ve gönderdiğiniz kişi tarafından okuyabileceğini zannetmeyin, telefonda söyleyemeyeceğiniz şeyleri, e-posta ile de göndermeyin.
  • Başkalarının eline geçince, sizi zor durumda bırakabilecek bilgileri e-posta ile göndermeyin, (ya da, akşam haberlerinde yer almayı göze alin 🙂 .
  • e-postanızı uzun sure okuyamacağınız durumlarda, üye olduğunuz listelerden kaydınızı sildirin, çünkü bunların çoğu çok sayıda mesajlarla posta kutunuzu dolduracaktır.
  • Başkalarını rahatsız edecek, tehdit, küfür, eşek şakası işleri için de e-postayı kullanmayın.
  • İçeriğini anlamadığınız, nerden geldiği belli olamayan mesajları, acilen silin.
  • Disk alanındaki dosyaları bilmek ve bunlarla ilgilenmek te kullanıcının sorumluluğundadır.
  • Dosyaları, özellikle başka yerlerden getirdiğiniz dosyaları, virus taramasından geçirmeden çalıştırmayı

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.